Mechelen genomineerd voor de ‘Gouden Byte Award’ met Digitaal Sociaal Dossier

Werken met papieren dossiers kent geen plaats meer in slimme steden zoals Mechelen, Genk, Turnhout, Brasschaat en Hasselt. In Mechelen is het Sociaal Huis voortrekker. Een digitaal dossier kent veel voordelen: Eén dossier raadpleegbaar door alle medewerkers van het Sociaal Huis vermindert de papierberg en geeft meer tijd om met hulpverlening bezig te zijn. Een slimme toepassing die nu bekroond wordt met de nominatie van de ‘Gouden Byte Award’ van V-ICT-OR.

Digitaal Sociaal Dossier

Het Sociaal Huis wilde af van de enorme papierberg die de verschillende sociale dossiers veroorzaakten. Digitaal werken was de oplossing. Begin 2016 gaf het college de opdracht aan de ICT-dienst van de stad om een proeftuin op te zetten waarbinnen het Digitaal Sociaal Dossier vorm kreeg.
Begin mei 2017 werd in Mechelen gestart met de digitale omschakeling. Het uiteindelijke doel is dat de medewerkers van de sociale dienst toegang hebben tot digitale versies van hun dossiers. Dit gaat over alle actieve dossiers van gezinnen in leefloon, vanuit schuldbemiddeling, huurbegeleiding, energiecel …  en uiteraard het archief met de vele passieve dossiers.
“Door dossiers te digitaliseren besparen we niet alleen tijd voor onze medewerkers, maar ook voor de mensen om wie het uiteindelijk gaat. Sneller en efficiënter werken betekent dat onze cliënten sneller acties kunnen ondernemen waar nodig. Dat komt onze samenleving ten goede”, zegt schepen Koen Anciaux, voorzitter van het Sociaal Huis.

Mechelen als proeftuin

Mechelen is niet de enige stad die kampt met bergen papieren dossiers. Vanuit heel wat andere sociale diensten van andere steden en gemeenten is er veel interesse voor de werking van het Digitaal Sociaal Dossier. Vanuit de proeftuin werden ook andere gemeenten betrokken en met het eerste resultaat werd er naar een leverancier uitgekeken die het Digitaal Sociaal Dossier softwarematig op punt kon stellen. In november 2016 werd de proeftuin afgerond en stapten ook Hasselt, Turnhout, Brasschaat en Genk mee in het project.
‘Er werd een softwareprogramma uitgewerkt waardoor medewerkers van de Sociale dienst van de stad via enkele muisklikken toegang krijgen tot alle relevante info binnen een dossier, op een eenvoudige manier info kunnen uitwisselen. Op deze manier wordt het makkelijker samenwerken met collega’s los van tijd en plaats”, geeft Stefaan Deleus, schepen van ICT, aan.

Mogelijke uitbreiding

Mechelen nam een voortrekkersrol op tijdens dit project. Het dient dan ook als pilootproject voor andere stadsdiensten die vandaag nog met papieren dossiers werken. “We zijn nog maar een goed half jaar officieel van start gegaan met het effectief werken met het Digitaal Sociaal Dossier en zijn heel blij met de erkenning die we nu krijgen via deze nominatie. De kracht zit hem in het toekomstgericht zijn van deze software. Het kan ook als basis dienen voor alle andere communicatie met overheden door bijvoorbeeld het afleveren van elektronische documenten aan een cliënt die moeten voorzien zijn van een handtekening,” vertelt schepen van ICT, Stefaan Deleus. “Ik geef dan ook een dikke pluim aan onze ICT-dienst en de Sociale dienst om de voortrekkersrol die ze in heel dit dossier hebben opgenomen,” geeft schepen Deleus verder aan.